Alternativen zum Fax

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Mit 1. Jänner 2025 wird die derzeit bestehende ausnahmsweise zulässige Übermittlung von Gesundheitsdaten und genetischen Daten per Fax nach § 27 Abs 12 GTelG aufgehoben. Als begleitende Maßnahme für die Implementierung entsprechender Lösungen wird in § 27 Abs 20 GTelG ein 2 Phasen-Modell bis 30. Juni 2026 eingeführt:

• Phase 1: Bis 31. Dezember 2024 darf eine Übermittlung mittels Transportverschlüsselung erfolgen, wenn die Verwendung einer end-to-end Verschlüsselung mangels vorhandener technischer Infrastruktur nicht zumutbar ist und an der Übermittlung der Gesundheitsdaten und genetischen Daten ausschließlich Gesundheitsdiensteanbieter (GDA) beteiligt sind.
• Phase 2: Von 1. Jänner 2025 bis 30. Juni 2026 darf bei Erfüllung der oben genannten Voraussetzungen weiterhin eine Transportverschlüsselung erfolgen, wenn die Übermittlung der Gesundheitsdaten und genetischen Daten bis 31. Dezember 2024 in der Regel per Fax erfolgte.

In beiden Phasen gilt das „Einer-für-alle-Prinzip", gelten daher für einen der an einer Übermittlung von Gesundheitsdaten und genetischen Daten beteiligten GDA die erleichterten Bedingungen, so gelten diese für alle beteiligten GDA. Die erleichterten Bedingungen dürfen für Cloud Computing nicht in Anspruch genommen werden. Aufgrund der sehr engen Grenzen der Phase 2 ist davon auszugehen, dass in nahezu allen Fällen in Ordinationen von niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten eine Übermittlung per Fax nicht mehr zulässig ist.

Aufgrund technischer Entwicklungen sind Übermittlungen per Fax hinsichtlich Vertraulichkeit mit einem unverschlüsselten E-Mails vergleichbar, dies hat auch zum eingangs erwähnten Verbot des Faxes geführt. Als Alternativen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung

• Verschlüsselter Versand über gerichteten Befundversand (DaMe, Medical Net und Gesundheitsnetzwerk in Vorarlberg)
• Secure-Mailing-Dienste / verschlüsselte E-Mail-Dienste (verschiedene private Anbie­ter)
• Softwareprodukte/Lösungen zum gesicherten Datentransfer
• Messengerlösungen
• Befundupload-Formulare

Alternativen sollten jedenfalls folgende Anforderungen erfüllen

• Verwendung eines einheitlichen Standards in allen Produkten, um eine anbieterun­abhängige und intersektorale Kommunikation zu gewährleisten
• DSGVO-konform (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)
• Einfache Registrierung und Identitätskontrolle - kommen verschiedene Sys­teme zum Einsatz, dann sollte trotzdem eine zentrale Registrierung ausreichen
• Administration
  • Einfache Integration in das bestehende System auch im Hinblick von mehre­ren Userinnen und User sowie Arbeitsstationen
  • Automatisches Zertifikatsmanagement
  • Geringer Aufwand bei der Wartung der Funktionalität im Falle eines Hardware- oder Softwaretauschs
• Sichere Kommunikation mit jenen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, die keine gesi­cherten Übertragungsdienste verwenden.

Im Zuge der Novellierung des Gesundheitstelematikgesetzes und der damit verbundenen Abschaffung der „Fax-Ausnahme“ hat die ÄKS eine Abfrage bei den Salzburger Krankenanstalten durchgeführt. Ziel war es, Informationen über alternative Kommunikationsmittel zur Übermittlung von Gesundheitsdaten zu sammeln. Dabei wurden insbesondere Daten zu Befundübermittlungssystemen wie DaMe oder vergleichbaren Lösungen sowie die Kontaktdaten der zuständigen Stellen abgefragt. Die gesammelten Informationen werden laufend hier bereitgestellt:

Zur Abfrage der Kontaktdaten für die Dienste DaMe oder MEDICALNET steht auch dieses Service der A1 zur Vergügung: https://esignature.a1.net/dame.html

Die Sozialversicherung setzt auf unterschiedliche Angebote, um eine Ablöse für das Fax zu schaffen. Ein gemeinsames Angebot ist das Gesundheitspartnerportal (www.gp-portal.at). In diesem Portal können Nachrichten an die SVS, BVAEB, ÖGK und derzeit auch vereinzelt an die KFA gesendet werden. Ein Login ist mit dem e-Card-System und über das Unternehmensserviceportal (USP) möglich. Für das USP ist eine ID-Austria erforderlich. Diese muss jedoch nicht zwingend die der Ärztin oder des Arztes sein. Im USP können auch Rollen für MitarbeiterInnen definiert werden, die einen Zugang zum Portal auch für diese ermöglichen (erforderlich ist aber dann die ID-Austria dieser MitarbeiterInnen).

Die ÖGK setzt neben dem beschriebenen Gesundheitspartnerportal auf weitere Eingangskanäle. Allen voran ist dies der Dienst FTAPI (File Transfer Application Platform for Integration). Dieses System ermöglicht einen sicheren Austausch von sensiblen Daten in rechtskonformer Weise. 

• Übermittlung von Nachrichten und Dokumenten per Web-Browser
• Keine Softwareinstallation und Lizensierung - die Nutzung ist kostenfrei
• Bei verschlüsselten Daten ist eine Registrierung erforderlich
• Es werden je Einrichtung und Abteilung spezifische FTAP-Eingangskanäle (sogenannte "Submitboxes") – analog den bisherigen Faxnummern - angeboten.

Das System kann über einen Gast-Account genutzt werden - dieser wird von der ÖGK angelegt. In diesem Fall können Nachrichten über databox.gesundheitskasse.at empfangen bzw. gesendet werden. Im Regelfall werden Ärztinnen und Ärzte aber den Dienst über Submit-Boxes nutzen. Die Submit-Box ist ein digitaler Briefkasten, es gibt unterschiedliche Boxen für Versicherte, VertragspartnerInnen und DienstgeberInnen. Die Nutzung funktionert wie folgt:

• Auswahl der richtigen Submitbox
• E-Mailadresse angeben und Ticket erstellen
• An die angegebene E-Mailadresse wird automatisiert eine sichere Upload-Möglichkeit versendet
• Eingabe der Nachricht bzw. Anhang von Dateien
• Absenden

Die ÖGK stellt eine Hilfeseite für FTAPI zur Verfügung. Dort finden sich auch die Submit-Boxen für Ärztinnen und Ärzte. Beispielhaft sei hier ein digitaler Briefkasten für die Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen durch Wahlärztinnen und Wahlärzte genannt (Link zur Submit-Box).

Leider wird es neben den genannten Kanälen auch noch weitere Möglichkeiten geben, an die ÖGK Daten zu übermitteln. Bitte beachten Sie dazu das Rundschreiben zur Übermittlung von Daten der EKVK (bisher per Fax), welche nun über das digitale Formularübermittlungssystem (FUS) des e-Card-Systems versandt werden müssen. Zusätzlich informierte die ÖGK über die Bewilligung von pro ordinatione Rezepten, die nach wie vor ohne Bedenken per Mail abgewickelt werden können (siehe unten).

Die Sozialversicherungsträger SVS, BVAEB, AUVA und PVA werden zur Übertragung von Daten auch Befundübermittlungssysteme wie DaMe oder MEDICALNET verwenden. Nähere Informationen, beispielsweise zu den Adressen, liegen derzeit nicht vor.